Căn lề văn bản hành chính – tiêu chuẩn và cách thực hiện

Thông thường khi soạn thảo một văn bản trên word hay công cụ nào đó có chức năng tương đương, hệ thống sẽ có những mặc định thiết đặt riêng (bao gồm  cả căn lề). Tuy nhiên đôi khi những thiết lập mặc định này không phù hợp với văn bản bạn đang xây dựng – văn bản hành chính là một ví dụ điển hình. Vậy làm sao để bạn có thể thực hiện căn lề văn bản hành chính cho đúng với tiêu chuẩn đây?

Tìm hiểu về tiêu chuẩn (mẫu trình bày) văn bản hành chính

Mỗi một dạng văn bản sẽ có những tiêu chuẩn khác nhau về cách trình bày và hình thức trình bày. Tất nhiên các văn bản hành chính cũng không ngoại lệ. Chính vì vậy, trước khi đi tìm hiểu xem việc căn lề văn bản hành chính được tiến hành như thế nào chúng ta sẽ tìm hiểu về tiêu chuẩn trình bày mẫu văn bản này trước nhé.

Tiêu chuẩn căn lề trong word đối với văn bản hành chính đã được đã được quy định hướng dẫn cụ thể và chi tiết trong văn bản số: 01/2011/TT-BNV. Theo đó:

• Căn lề trên văn bản (Top) sẽ cách mép trên một khoảng cách từ 20 đến 25mm (tương đương 2- 2,5 cm).
• Căn lề dưới văn bản (Bottom) sẽ cách mép dưới một khoảng cách từ 20 đến 25mm (tương đương 2- 2,5 cm).
• Căn lề trái văn bản (Left) sẽ cách mép trái một khoảng cách từ 30 đến 35 mm (tương đương 3 đến 3,5 cm)
• Căn lề phải văn bản (Right) sẽ cách mép trái một khoảng cách từ 15 đến 20mm (tương đương 1,5 đến 2 cm).

Hướng dẫn thực hiện căn lề văn bản hành chính

Sau khi đã nắm rõ những tiêu chuẩn căn lề văn bản hành chính rồi chúng ta sẽ cùng nhau thực hiện thao tác căn lề này theo 2 bước dưới đây.

Bước 1: Thao tác với Page Layout

Thao tác đầu tiên bạn cần thực hiện khi muốn căn lề cho văn bản hành chính là nhấn chọn tab Page Layout. Khi bạn thực hiện xong thao tác này, thanh công cụ sẽ được chuyển đổi sang những công cụ đặc trưng của tab. Lúc này nhiệm vụ của bạn sẽ phải tìm và nhấn chọn vào mục Lề hiển thị trên thanh công cụ.

Trong trường hợp mục lề không xuất hiện, bạn có thể nhấn chọn vào biểu tượng mũi tên mở rộng trong khu vực Page Setup.

Bước 2: Tiến hành thực hiện thao tác căn lề

Hoàn tất xong bước 1, một giao diện hộp thoại sẽ hiển thị trên màn hình. Đây chính là giao diện của margin – hộp thoại điều chỉnh căn lề văn bản.

Trong mục này bạn sẽ thấy có 4 ô nội dung là Top, Bottom , Left,  Right. 4 ô nội dung này đang được đặt mặc định là một số liệu nào đó, nhiệm vụ của bạn sẽ phải thay đổi các số liệu này thành những số liệu căn lề tương ứng giống với tiêu chuẩn của văn bản hành chính. Các tiêu chuẩn này đã được đề cập chi tiết ở thông tin phía trên, bạn có thể đọc lại để ghi nhớ.

• Top: 20-25mm
• Bottom: 20- 25mm
• Left: 30- 35mm
• Right: 15 – 20 mm

Sau khi đã thực hiện xong việc thiết lập căn lề, bạn nhớ nhấn chọn vào mục OK phía cuối hộp thoại để lưu lại thao tác của mình nhé.

Các bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết trong video dưới đây

Hướng dẫn thiết lập căn lề mặc định

Nếu hàng ngày bạn đều phải làm việc với những văn bản hành chính, nếu bạn thực hiện căn lề thiết lập thủ công như trên, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cạc thiết lập căn lề mặc định để bạn lưu lại form căn lề cho mọi văn bản hành chính được xây dựng sau này.

Để căn lề mặc định bạn thực hiện những thao tác tương tư như trên:

• Chọn Page Layout >> Mở hộp thoại Margin (thông qua mũi tên mở rộng hoặc mục margin).
• Thiết lập điều chỉnh căn lề tại 4 mục: top, bottom, left và right

Sau khi thực hiện xong các thao tác này, bạn sẽ không chọn OK, thay vào đó hãy chọn vào mục Save As Default ở phần bên trái cuối hộp thoại.

Thực hiện thao tác này xong, một thông báo xác nhận hiển thị, bạn chỉ cần chọn Yes là hoàn tất.

Như vậy chúng tôi đã vừa giới thiệu xong cho bạn đọc cách căn lề văn bản hành chính một cách chi tiết và đơn giản nhất. Bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để ghi nhwos và làm theo các bước thao tác này đâu. Chính vì vậy hãy dành chút ít phút để thao tác thử để thành thạo trong việc căn lề văn bản nhé. Đây chắc chắn sẽ là một kiến thực kỹ năng rất  cần thiết cho công việc của bạn khi làm việc với Word đấy.